认证申请的受理、检查与批准程序

1  目的

按照质量管理体系要求，使有机认证工作规范化进行，确保西北农林科技大学认证中心有限责任公司的认证工作的公正性、客观性、权威性。

2  范围

本程序适用于认证过程中的所有申请、受理、检查与批准过程。

3  职责

3.1  行政部负责认证资料的初审、合同评审和认证合同签署；

3.2  认证检查部负责风险评估、认证方案、检查任务等的制定；

3.3  质量技术部负责认证材料的复核、认证决定的做出及本程序的归口管理；

3.4  技术研发部负责跟踪服务质量。

4  原则

认证申请在符合条件范围内对任何认证委托人公开，不考虑规模、地域、种族、语言、风俗、职业等因素。

5  认证申请的受理

5.1  行政部向认证委托人提供认证的公开性文件

本中心取得的认证资质范围及有效期；现行的认证依据和认证要求；认证中心认证申请的受理、检查与批准程序；分包检验检测机构信息情况表、认证证书、认证合同的样本；申诉、投诉和争议的处理程序；认证收费标准；证书批准、注销、变更、暂停、恢复和撤消等规定；认证证书、有机产品标志、认证机构标识和名称的使用办法；证书使用范围和方法；认证事实正确宣传的要求等。并向认证委托人充分了解其工作场所和特殊要求(如认证委托人使用的语言、风俗习惯和生产加工关键期等)，以便认证中心有能力、有效开展认证服务。

5.2 对认证委托人的要求

5.2.1 取得国家工商行政管理部门或有关机构注册登记的法人资格（或其组成部分）；

5.2.2已取得相关法规规定的行政许可（适用时），如食品生产许可证、特种动物养殖许可证等；

5.2.3生产、加工的产品符合中华人民共和国相关法律、法规、安全卫生标准和有关规范的要求；

5.2.4 认证委托人取得了产品的所有权，拥有对产品占有、使用、收益和处置的权利；

5.2.5已按认证要求，建立和实施了有机生产管理体系，且体系有效运行至少3个月；

5.2.6 申请认证产品在国家认监委公布的《有机产品认证目录》内；

5.2.7 申请枸杞产品还应符合《有机产品认证实施规则》（CNCA-N-009：2019）附录6的要求。

5.2.8 在1年内，未因“产地（基地）环境质量不符合认证要求；认证证书暂停期间，认证委托人未采取有效纠正或者（和）纠正措施；获证产品在认证证书标明的生产、加工场所外进行了再次加工、分装、分割；对相关方重大投诉未能采取有效处理措施；因违反国家农产品、食品安全管理相关法律法规，受到相关行政处罚；不接受认证监管部门、中心对其实施监督；认证监管部门责令撤销认证证书”等原因，被认证机构撤销认证证书的情况发生；

5.2.9在5年内，未因“获证产品质量不符合国家相关法规、标准强制要求或者被检出禁用物质；生产、加工过程中使用了有机产品国家标准禁用物质或者受到禁用物质污染；虚报、瞒报获证所需信息的；超范围使用认证标志；出现产品质量安全重大事故”等原因，被认证机构撤销认证证书的情况发生；

5.2.10 当认证委托人不是有机产品的直接生产或加工者时，认证委托人还需提交与各方签订的书面合同；

5.2.11 认证委托人未列入国家信用信息严重失信主体相关名录。

5.3认证委托人应提交的文件和资料：

5.3.1认证委托人的合法经营资质文件复印件，如营业执照副本、土地使用权证明及合同等。

5.3.2认证委托人及其有机生产、加工、经营的基本情况：

a.认证委托人名称、地址、联系方式；当认证委托人不是产品的直接生产、加工者时，应同时提供与直接从事产品的生产、加工者签订的书面合同复印件，及直接生产、加工者的名称、地址、联系方式；

b.生产单元、加工场所或经营场所概况；

c.申请认证产品名称、品种及其生产规模包括面积、产量、数量、加工量等；同一生产单元内非申请认证产品和非有机方式生产的产品的基本信息；

d.过去三年间的生产历史，如植物生产的病虫草害防治、投入物使用及收获等农事活动描述；野生植物采集情况的描述；畜禽养殖、水产养殖的饲养方法、疾病防治、投入品使用、动物运输和屠宰等情况的描述；

e.申请和获得其它认证的情况。

5.3.3产地（基地）区域范围描述，包括地理位置坐标、地块分布、缓冲带及产地周围临近地块的使用情况等；加工场所周边环境描述、厂区平面图、工艺流程图等。

5.3.4本年度有机产品生产、加工计划，上一年度销售量、销售额和主要销售市场等。

5.3.5承诺守法诚信，接受行政监管部门及认证机构监督和检查，保证提供材料真实、执行有机产品标准和有机产品认证实施规则等相关要求的声明。

5.3.6有机生产、加工、经营的质量管理体系文件（包括管理手册和操作规程）。

5.3.7有机转换计划(适用时)。

5.3.8产地环境质量检测报告，现场检查前提供即可。

5.3.9如果认证委托人/获证的供方拟将部分生产活动分包，应预先通知中心，并且在中心对其分包方实施了检查和确认后，供方才能将生产活动分包。认证委托人/获证的供方对分包的生产加工负全责。

5.3.10其它相关材料（如认证委托人获得其它认证、社会荣誉、人员和技术能力证明、硬件资源材料等）。

5.4 合同评审

符合5.2要求的认证委托人按5.3要求提交的申请材料，行政部与其进行沟通，解释中心的认证要求，解决双方理解上的差异，并进行资格审查和初评，以确保认证要求规定明确，认证过程所需的客户信息和产品信息是充分的，认证范围得到确定，委托人的申请需求在中心认证范围内，中心有能力、条件开展相应认证服务以及实施所有评价活动的方法是可行的。行政部在10个工作日内完成合同评审，并做出是否受理的决定：

若合同评审不通过，行政部向认证委托人出具“不予受理通知书”，并阐明理由。

若合同评审通过，行政部发出“受理通知书”，与认证委托人签订认证协议/合同。认证检查部组织完成认证检查。

5.5 在合同签署生效并确认认证委托人已支付相关费用后，中心及时做出认证检查安排，完成对认证委托人的认证检查。

6  检查的实施

6.1  检查（评价）准备

6.1.1  制定检查任务书

⑴ 在合同生效之日起10个工作日内，认证检查部对其进行风险评估，确定检查的范围、检查时间和检查组的构成，做出检查任务书，管理者代表审批。

认证委托人无权选择和推荐检查员，但有权得知检查组成员的个人信息，并提出与任何存在的、潜在利益冲突的异议。选派的检查员和技术专家需符合以下条件：

a) 符合中心和CCAA对有机产品检查员资格的要求；

b) 不能连续3年向同一认证委托人的同一生产单元指派同一检查员；

c) 与认证客户有关联关系，见《质量手册》2.1.1-⑹规定；

d) 如果认证决定人员有上述c款的情况，在颁证会议上要明确记录，其作出的颁证意见不予采纳。

⑵ 指派的检查员和技术专家需得到受检查方的确认后，认证检查部向认证中心管理者代表报检查任务书审批。参与检查的人员要签署书面声明，确信他们在过去的2年内不存在《质量手册》2.1.1-⑹款的情况。

⑶ 实施预检查的人员不能参与本项目的现场检查（预检查指的是应认证委托人主动要求，中心对认证委托人实施的在正式认证检查前的演练检查）。

⑷ 认证检查部应向检查组提供检查任务书、委托人申请材料、检查记录表、以往认证产生的不符合项、中心的检查要求等所有现场检查需要的文件和资料。

⑸ 检查任务需考虑以下高风险的因素：

a) 为防止有机产品被污染或混淆，验证在生产/加工、贮藏和销售各环节是否有明确的文件规定来区别认证的产品和非认证产品。如果产品种类上没有明显区别，则要在收获时或收获后的处理过程中采取必要的措施来防止污染或混淆；

b) 对于集约化生产、高度依靠外购生产资料及生产周期短的情况，为减少风险，适当增加检查频次；

c) 对于同一认证范围获得双重或多重认证的情况，要求供方提供加施不同认证标志产品的销售记录及各认证标志使用记录，适用时还包括有机产品销售证，并对供方提供的记录进行审核，以防止非有机产品作为有机产品销售。

（6）检查任务包含以下内容：

（1）检查依据，包括认证标准、认证实施规则和其他规范性文件；

（2）检查范围，包括检查的产品范围、场所范围和过程范围等；

（3）检查组组长和成员，计划实施检查的时间；

（4）检查要点，包括投入品的使用、产品包装标识、追溯体系、管理体系实施的有效性和上年度认证机构提出的不符合项（适用时）等。

6.1.2  检查计划

⑴ 检查任务书经中心管理者代表批准后，检查组组长依据任务书制定检查计划书，明确检查依据、检查范围、检查时间、检查程序、现场检查安排等内容。检查计划书经管理者代表批准后，由检查组组长主持实施检查工作。检查在种植、养殖、生产、加工、经营的关键季节或时段进行。因生产季等原因，认证周期内首次现场检查不能覆盖所有申请认证产品的，于认证证书有效期内实施现场补充检查（例行监督）。

⑵ 检查计划至少包括如下方面：

a) 检查供方的生产、加工、经营体系，包括检查农场、设备、贮藏设施等，必要时包括非有机生产或加工部分；

b) 验证供方提供的信息；

c) 识别和调查有风险的区域；

d) 记录和帐目的检查（生产/销售衡算、投入/产出衡算、确保产品或原料能追溯到其供应商而进行的加工或处理过程的追踪体系审核）；

e) 当标准或认证机构的要求发生变化时，验证供方是否已有效实施这些要求；

f) 根据认证规定进行产品抽样；

g) 针对不符合所采取纠正措施情况的验证；

h) 对于同一认证范围获得双重或多重认证的情况，认证机构应要求供方提供加施不同认证标志产品的销售记录及各认证标志使用记录，适用时还包括有机产品销售证，并对供方提供的记录进行审核，以防止非有机产品作为有机产品销售；

i) 为确保认证产品生产、加工、经营全过程的完整性，对所有认证产品的全部生产、加工、经营活动进行检查；如果存在多个加工场所和或多种工艺类型，对认证产品相关的所有加工场所和工艺类型安排检查；当认证产品存在二次分装或分割的场所时、检查计划还要包括对此场所、过程安排；若产品为进口产品，要对境内仓储、加施有机码等场所及过程进行检查安排。

6.1.3 检查组成员的准备工作

检查组需准备：采样用具、抽样单、相机、笔记本、黑色签字笔、铅笔、地图等检查工具，个人身份证、检查员注册证明、健康证明（食品加工区域需用时）等证明文件，及必备的个人用品。

6.2  检查

6.2.1  文件评审

⑴ 检查组组长负责对申请方的管理体系文件和相关文件进行审核检查；

⑵ 文件审查应在检查任务做出后及时完成；

⑶ 文件审查通过后，方可实施现场检查；

⑷ 文件审查中发现2个以上的严重不符合项时，则要求认证委托人限期整改，整改结果可以通过电话、邮件、传真等工具以异地验证方式进行验证。验证后，文审方可通过。现场检查时重点验证。

6.2.2 检查实施

⑴ 首次会议

说明检查组的组成，检查的目的，检查范围，检查的时间安排等，每个组员都要公开做出公正性和保密性声明。

⑵ 检查范围

根据认证依据的要求对认证委托人的管理体系进行评审，核实生产、加工、经营过程与认证委托人所提交的文件的一致性,确认生产、加工、经营过程与认证依据的符合性。检查过程至少应包括：

a) 对生产、加工、经营过程和场所的检查，如生产单元存在非有机生产或加工时，对其非有机部分也需进行检查；

b) 对生产、加工、经营管理人员、内部检查员、操作者的访谈；

c) 对GB/T 19630所规定的管理体系文件与记录进行审核；

d) 对认证产品的产量与销售量的汇总核算；

e) 对产品和认证标志追溯体系、包装标识情况的评价和验证；

f) 对内部检查和持续改进的评估；

g) 对产地和生产加工环境质量状况的确认，并评估有机生产、加工、经营的潜在污染风险；

h) 样品采集；

j) 对以往提出的不符合项采取的纠正和/或纠正措施进行验证(适用时)。

⑶ 末次会议

检查组在结束检查前，应对检查情况进行总结，向受检查方及认证委托人明确并确认存在的不符合项，对存在的问题进行说明。但不能向受检查方做出颁证承诺。

⑷ 检查要求

a) 现场检查时严格按照检查计划时间安排实施检查，不得随意缩短时间、缩小检查范围。遇到特殊情况，检查组需要调整检查时间、变更检查范围时，组长应向管理者代表报告并取得许可；

b) 检查应包括非有机生产的并存生产部分，检查员有责任将检查范围扩大到其他认证机构认证的该产品的销售者和不实施最终包装的该产品的销售者；

c) 如果在检查过程中怀疑认证委托人有使用认证标准中规定的禁用物质时，依照《残留物试验、基因试验和其它分析实验的实施程序》规定进行抽样实施必要的分析检测；

d) 检查员可向受检查方解释认证标准的相关条款；不能向受检查方提供不符合项的整改措施，更不能向受检查方收取认证咨询、技术服务费用；

e) 检查记录要字迹清晰，文字精炼，客观反映事实；

f) 检查要覆盖所有认证产品的全部生产、加工、经营活动；覆盖认证产品相关的所有加工场所和工艺类型；覆盖所有认证产品的二次分装或分割的场所（适用时）、进口产品的境内仓储、加施有机码等场所（适用时），以保证认证产品的完整性；

g)对由多个农户参与的组织（如农业合作社组织，或“公司+农户”型组织），首先安排对组织内部管理体系进行评估，并根据组织的产品种类、生产模式、地理分布和生产季节等因素进行风险评估。根据风险评估结果确定对农户抽样检查的数量和样本，抽样数不应少于农户数量的平方根（如果有小数向上取整）且最少不小于10个；农户数量不超过10个时，检查全部农户；

h) 检查应考虑这些因素：有机与非有机产品间的价格差异，组织内生产体系和种植、养殖品种、规模、生产模式的差异性，以往检查中发现的不符合项，组织内部管理体系的有效性，再次加工分装分割对认证产品完整性的影响（适用时）。

6.3  检查报告

检查组应在检查工作结束30日内完成检查报告（如涉及证书到期的，应在证书到期日前完成）。

6.3.1检查组长遵照认证中心提供的固定格式编写检查报告，报告应详细、充分，并保持客观性、原始性，应当随附必要的证据或记录，包括文字或照片或音视频等资料。

6.3.2报告必须覆盖认证依据的各个要素和认证委托人提供的全部有效信息、所有产品的生产过程，以便中心能够做出客观决定；

6.3.3报告允许有认证委托人对不完全符合标准或缺乏透明度的情况进行解释性说明；

6.3.4应通过风险评估对认证委托人的生产、加工活动与认证要求符合性的判断，对其管理体系运行有效性的评价，对检查过程中收集的信息以及对符合与不符合认证要求的说明，对其产品质量安全状况的判定等内容。

6.3.5检查组应对认证委托人执行标准的总体情况做出评价，对是否通过认证提出意见建议。

6.3.6检查报告应由组长签字确认。

6.4  整改验证

验证分为现场验证和异地验证。检查组长根据不符合项的具体情况，决定验证的方式。

在检查现场能关闭的不符合项，由组长验证。验证后，检查组长填写不符合项报告的整改验证内容。

在现场不能整改的不符合项，检查组一般采用异地验证。异地验证可要求供方提供充实的证明材料，如具体整改的纠正和/或纠正措施、影音材料、可信任的整改工作方案等。必要时，也可由认证检查部异地验证，认证检查部派员赴供方所在地实施现场验证，做出整改验证的确认。

6.5  综合审查复核

检查组完成现场检查、检查报告、不符合项整改报告等工作后，将这些材料连同现场收集的证据、检查前行政部交付的认证委托人申请材料一并交给质量技术部，认证检查部对这些材料的完整性进行综合初步审查登记后，交付质量技术部。质量技术部对这些材料的完整性进行综合审查复核，为认证决定做准备。

7  认证的批准

7.1  复核与认证决定

质量技术部组织1人对这些材料的完整性、有效性、真实性、合理性进行复核，针对复核结果，同时给予认证决定，并填写复核与认证决定记录表。如检查组对复核与认证决定人员提出的问题或所做的决定有争议的情况，管理者代表负责召开技术委员会进行讨论，做出是否颁证及颁发何种证书的决定。复核与认证决定人员应未参与本次现场检查和对检查组检查评价等检查活动，更不能与供方有任何利益关系。

中心对认证决定负责，不得将认证决定权外包给任何外部或关联组织和个人。

7.1.1有条件颁证：认证决定人员认为认证委托人对认证要求不能完全满足时，中心应以书面方式向认证委托人说明整改要求和整改期限。整改合格后，方可颁发证书。

7.1.2拒绝颁证：中心将不批准认证的决定书面通知认证委托人，并说明决定的理由、依据及申投诉的途径。如果认证委托人表示愿意继续认证过程，认证机构重新开始评价过程。

7.1.3同意颁证：认证委托人完全满足认证要求时，同意颁证。通常颁证有以下几种形式：

⑴ 对符合有机产品标准等认证要求的认证委托人颁发“有机产品认证证书”；

⑵ 对达到有机转换要求的认证委托人，颁发“有机转换认证证书”。

7.2 颁证通知

行政部负责将认证决定通知给认证委托人，对于不批准认证的决定给予书面通知，并说明决定的理由、依据及申投诉的途径。如果认证委托人表示愿意继续认证过程，认证机构重新开始评价过程。

7.3认证批准的条件

认证委托人符合下列条件之一，予以批准认证：

1生产、加工、经营活动及管理体系符合《有机产品认证实施规则》和认证标准的要求；

2生产、加工、经营活动、管理体系及其他相关信息不完全符合《有机产品认证实施规则》和认证标准的要求，认证机构提出整改要求后，认证委托人已经在规定期限内完成整改或已提交整改措施并有能力在规定期限内完成整改而满足整改要求的，经检查组或中心验证通过。

7.4有下列情况之一，不予批准认证：

7.4.1提供虚假信息，不诚信的；

7.4.2 未建立管理体系或建立的管理体系未有效实施的；

7.4.3生产、加工或经营过程使用了禁用物质或者受到禁用物质污染的；

7.4.4产品检测发现存在禁用物质的；

7.4.5 申请认证的产品质量不符合国家相关法规和（或）标准强制要求的；

7.4.6存在认证现场检查场所外进行再次加工、分装、分割情况的；

7.4.7一年内出现重大产品质量安全问题或因产品质量安全问题被撤销有机产品认证证书的；

7.4.8未在规定的期限完成不符合项纠正或者（和）纠正措施，或者提交的纠正或者（和）纠正措施未满足认证要求的；

7.4.9经监测（检测）机构监测（检测）证明产地环境受到污染的；

7.4.10 列入国家信用信息严重失信主体相关名录。

7.4.11其它不符合本规则和（或）有机标准要求，且无法纠正的。

7.5 证书颁发

行政部向认证委托人发放认证证书，并说明办理销售证书的的途径和要求。颁发证书时，确保：批准或扩大认证范围的决定已经做出；认证要求得到满足；认证协议已经完成和（或）签署。

有机产品认证证书有效期为1年，认证证书基本格式应符合《有机产品认证实施规则》中附件1或附件2的规定。认证证书的编号应当从“中国食品农产品认证信息系统”中获取，中心不得自行编制认证证书编号发放认证证书。